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Neu im AareonMAG

Die digitale Arbeitswelt (Teil 1): agil und kollaborativ

Kulturwandel und Einsatz neuer Technologien

Die Vorstellung von Arbeit ist lange durch die Industrialisierung geprägt worden. Der arbeitende Mensch, im Räderwerk der großen Produktionsstätte, hat mit Charlie Chaplin in „Modern Times“ eine sinnbildliche Ikone erhalten. Aber diese filmische Darstellung „moderner“ Arbeit ist selbst schon fast einhundert Jahre alt. Laufend optimierte und wiederkehrende Arbeitsschritte, Effizienzsteigerung bis in die kleinste Ebene – all das ist spätestens in einer durchdigitalisierten Arbeitswelt passé. Die kleinen Rädchen im Getriebe wirken jetzt individueller und autonomer zusammen – das Gebot der Stunde lautet Kollaboration. Digitale Tools unterstützen dabei, Potenziale von Mitarbeitern besser zu entfalten und Prozesse zu beschleunigen. Aber die schiere Digitalisierung von Arbeitsabläufen wird nicht weiterhelfen. Denn wer schlechte Prozesse lediglich digitalisiert, wird eben einen schlechten digitalen Prozess als Ergebnis haben. „New Work“ setzt vielmehr einen Kulturwandel als nur den Einsatz neuer Technologien voraus.

Das Internet brachte vor gut zwanzig Jahren spürbare Veränderungen in die Arbeitswelt: Der Informationsaustausch wurde beschleunigt und die Globalisierung durch grenzüberscheitende digitale Kommunikation Wirklichkeit. Neue Wertschöpfungsketten und Geschäftsmodelle konnten sich schnell auf einer digitalen Basis entwickeln. Industriell geprägte Prozesse, die eher sequenziell denn parallel funktionieren, haben zunehmend keine Chance mehr. Sie sind überholt, wenn es darum geht, den Anforderungen einer komplexeren Arbeitswelt entsprechen zu können. Neue Tools werden benötigt, die helfen, Komplexität zu reduzieren und den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern. Dabei geht es nicht um noch ein Instrument mehr. Es geht darum, einen Paradigmenwechsel einzuläuten, der allgemein als Kulturwandel bezeichnet wird.

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Foto: Clemens van LayQuelle: Unsplash

Die neuen Hebel für die (digital geprägte) Arbeitswelt

Ob unternehmensweites Intranet, vernetzte Projektplattformen oder mobil verfügbare Chats – all das sind Instrumente, die in fortschrittlich ausgestalteten Arbeitswelten heute zur Verfügung stehen. Sie können erfolgreich eingesetzte Hebel sein, eine neue Arbeitskultur auf den Weg zu bringen: eine Kultur, bei der Selbstverantwortung, Teamwork und die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben im Vordergrund stehen. Im Zuge von Digitalisierungsprozessen stehen tradierte Arbeitsweisen auf dem Prüfstand: Eher starre Hierarchien werden durch ein gleichberechtigtes Miteinander abgelöst – an die Stelle gestufter Berichtsstrukturen von oben nach unten und umgekehrt tritt ein potenzielles „jeder mit jedem“. Oder kurz: Netzwerk statt Hierarchie. Das ist die grundlegendste Veränderung in Unternehmen und der Arbeitswelt.

Der Einsatz kollaborativer Tools hat für Unternehmen den Nebeneffekt, ein verbessertes Effizienzniveau zu erreichen. Wenn pro Mitarbeiter und pro Tag mehrere Stunden für Informationsbeschaffung und aufwendiges Abarbeiten von E-Mail-Konversation anfallen, wird die Digitalisierung zum Hemmschuh. Niedrigschwelligere Ansätze wie Chats, Social Intranets und Team Messenger beschleunigen den Gedankenaustausch. So wird die „digitale Bugwelle“, die die Mitarbeiter an jedem Arbeitstag vor sich herschieben, deutlich kleiner. Das entlastet Mensch und Technik – der unternehmenseigene Systemadministrator wird ob der verringerten Mail-Flut aufatmen.

Heute müssen sich Unternehmen aufgrund schnell verändernder Märkte und im Wettbewerb mit aufstrebenden Start-ups agiler zeigen. Das Stichwort heißt Problemlösungsorientierung: Wichtig sind keine Tools, die die Hierarchie einer Organisation abbilden, sondern Lösungen, die das Zusammenwirken der einzelnen Mitglieder beweglicher machen. Das macht Kollaborationstools so wertvoll – denn sie versetzen die Mitarbeiter in die Lage, sich je nach Thema und Anforderung auch spontan in Gruppen zusammenzufinden, um an der Lösung einer Aufgabe arbeiten zu können.

Digitale Arbeitswelten: mehr als nur der Einsatz neuer Technologien

Das lässt sich nicht über Nacht verändern und erst recht nicht verordnen. Ihr Potenzial entfaltet die digital gestützte „neue“ Arbeitswelt erst dann, wenn die Mitarbeiter Schritt für Schritt in die Lage versetzt werden, die neuen Instrumente eigenständig nutzen zu können, um möglichst viele Kollegen direkt erreichen zu können. Gleiches gilt für relevante Informationen: Wer erst in die Tiefen der Dokumentenablage herkömmlicher Intranets vordringen muss, um fündig zu werden, wird wenig Motivation entwickeln. Da ist die kurze Anfrage beim Fachkollegen im Unternehmenschat schneller und zielführender – und aus Kommunikation wird Information.

Auch wenn Kennziffern eher nach „alter“ Arbeitswelt klingen: Ganz ohne kommt man auch beim New-Work-Ansatz nicht aus, zumindest in der Übergangsphase. Denn der wesentliche Indikator dafür, ob der Übergang in eine vernetzte, agile Organisation gelingt, ist die sogenannte Adoption Rate. Das ist der Anteil der Mitarbeiterschaft, der bereits die neuen Instrumente im Alltag einsetzt. Hier wirkt sich der Netzwerkeffekt von kollaborativen Tools übrigens selbstverstärkend aus: Je mehr Mitarbeiter mitmachen, desto höher wird der Wirkungsgrad des New-Work-Prinzips und auch die Chance, viele Kollegen im Unternehmen zu erreichen.

Neben der Veränderung etablierter Organisationsmodelle steht die ganz praktische Frage, welche Lösungen und Instrumente das befördern können und welche Anforderungen an sie gestellt werden. Studien zur digitalen Arbeitswelt (wie z. B. die Intranet-Studie von SCM und Hirschtech oder der SCM-Trendmonitor „Mobile Interne Kommunikation in der Praxis“ zeigen, was nicht mehr nur Trend ist, sondern von Nutzern vorausgesetzt wird:

Die Lösungen sollen

  • mobil verfügbar,
  • geräteunabhängig
  • und bestenfalls in bereits genutzte Enterprise-Lösungen integrierbar sein.

Da Mitarbeiter mit einer hohen Wahrscheinlichkeit im Privaten bereits WhatsApp oder andere Messenger nutzen und die einfache Usability der Anwendungen gewohnt sind, sollten interne Kommunikationstools dem möglichst nahekommen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter die neue Lösung ablehnen. Die Geräteunabhängigkeit digitaler Arbeitsinstrumente ist eine zentrale Anforderung, die vor allem bei Implementierung und Pflege von Lösungen Aufwände klein hält.

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Foto: William NavarroQuelle: Unsplash

New Work: das neue Zusammenwirken der Mitarbeiter

Die Dynamik der Digitalisierung mit ihrer Betonung des Individuums, das sich vernetzen und selbstverantwortlich in unterschiedliche Prozesse einbringen kann, bringt aber möglicherweise zunächst auch Unsicherheiten mit sich. Wenn doch alles auf einmal volatil erscheint, die Komplexität der Informationsströme zunimmt und immer mehr Tools zu beherrschen sind – wie können Unternehmen und ihre Mitarbeiter da Schritt halten, wie kann die Vielfalt gesteuert und organisiert werden? Digitale Arbeitsplattformen sind dann ein Teil der Lösung, wenn sie in ein Konzept der Personalarbeit und -entwicklung eingebettet sind, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt.

Ein Arbeitgeber, der zeitgemäße Konzepte mit digitalen Lösungen umsetzt, kann auch mit verstärkter Identifizierung rechnen. Ein Kulturwechsel vom „Ich“ zum „Wir“ findet statt: An die Stelle von Systemen zur Ergebnisüberprüfung und Kontrolle treten Lösungen für ein kreatives, sinnstiftendes Zusammenwirken. Hier kommt auch Führungskräften künftig eine veränderte Rolle zu. Sie üben weniger direkte Kontrolle aus, als das früher der Fall war. Sie moderieren den Austausch der Mitarbeiter untereinander und werden zum Coach der Ihnen zugewiesenen Teams in den anstehenden Anpassungs- und Veränderungsprozessen – und nutzen dabei natürlich selbst die neuen Instrumente. Führung in einer flexiblen Arbeitswelt hat zum Ziel, dass alle Beteiligten durch entsprechende Trainings- und Begleitmaßnahmen die neuen „Spielregeln“ kennen und im beruflichen Miteinander beherrschen.

Wie sich die aufgezeigten Anforderungen für ein kommunikatives Miteinander und die nötige Kulturveränderung gerade für Führungskräfte unter einen Hut bringen lassen, lesen Sie im zweiten Teil dieses Artikels. Hier erfahren Sie, wie beispielsweise die Aareon AG ihre digitale Arbeitswelt gestaltet und welche Lösungen sie hierfür einsetzt – und wie Mitarbeiter im Einführungsprozess mitgenommen und unterstützt werden. Denn bei New Work geht es ja nicht allein um die schiere Arbeit. Vielmehr geht es darum, wie Menschen in digitalen Zeiten gemeinsam etwas bewirken können.


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