Verwendung von Cookies

Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen.

Teaserbild
Reportage

Private Geräte geschäftlich nutzen erfordert Management

Was müssen Unternehmen bei „Bring your own device“ beachten?
Private Geräte werden vermehrt auch geschäftlich genutzt.
Private Geräte werden vermehrt auch geschäftlich genutzt.

Stellen wir uns einmal vor: ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens kann seine geschäftlichen E-Mails auch auf seinem privaten Handy empfangen. Zunächst scheint das für Unternehmen ein Vorteil zu sein, denn der Mitarbeiter wirft dadurch vielleicht auch außerhalb seiner Kernarbeitszeiten einen Blick in seine Mails und reagiert darauf. Aber was passiert, wenn er sein privates Smartphone verliert und der Finder auf sensible unternehmensrelevante Daten zugreifen kann?

Unternehmen gehen mehr und mehr dazu über, ihren Mitarbeitern aktiv mobile Geräte für Ihre Arbeit zur Verfügung zu stellen. Im Bereich der Wohnungswirtschaft werden sie häufig eingeführt, um eine mobile Wohnungsabnahme durchführen zu können. Schnell kommen weitere Anforderungen hinzu: Mitarbeiter sollen E-Mails bearbeiten, Termine vereinbaren oder andere Aufgaben auch von unterwegs aus erledigen. Zu den dienstlichen Aufgaben haben Mitarbeiter auch den Wunsch, die Geräte für private Zwecke zu nutzen.

Wie kann ein Unternehmen dafür sorgen, dass die Sicherheit der Unternehmensdaten und Anwendungen dadurch nicht gefährdet wird?

Mit diesen und anderen Fragen müssen sich alle Unternehmen auseinandersetzen unabhängig davon, ob sie selbst schon mobile Geräte im geschäftlichen Einsatz haben oder nicht. Der Trend, mobile Geräte für die Arbeit zu nutzen, wird sich weiter verstärken, denn die Mitarbeiter von morgen sitzen heute in den Schulen und sind es gewohnt, mit neuen Medien und mobilen Geräten zu arbeiten.

Mobile fordert Management

Der rasante Anstieg in der Nutzung von mobilen Geräten stellt Unternehmen also vor neue Aufgaben. Wie kann ein Unternehmen dem begegnen? Das so genannte Mobile Device Management (Mobilgeräteverwaltung) bringt einen Lösungsansatz. Das Management mobiler Geräte umfasst folgende Maßnahmen:

  • Erfassung aller Geräte
  • Gewährleistung der Aktualität von Software und Daten auf den Geräten
  • Schutz der Unternehmensdaten
  • Sicherheit (Kennwortschutz, Verschlüsselung)

Das Thema Mobile Device Management braucht mehr als nur die Aufmerksamkeit der IT-Abteilung, denn es tauchen neben den technischen und sicherheitsrelevanten Fragestellungen auch lizenzrechtliche, steuerrechtliche und arbeitsrechtliche Fragestellungen auf.

Die Hersteller von Software und Applikationen reagieren bereits darauf, in dem sie entsprechende Funktionen integrieren, die die Sicherheit der Daten gewährleisten sollen. So gibt es Apps, die nur wenige Daten wirklich auf den Geräten selbst speichern und dabei eine Verschlüsselungstechnik benutzen. Eine sichere App alleine hilft jedoch nicht, solange sich weitere Apps auf den Geräten befinden. Mobile Device Management betrifft deswegen nicht nur einzelne Anwendungen, sondern sollte ganzheitlich betrachtet werden.

Private Geräte halten Einzug in die Büros

Wir haben Jann Heider zu dem Trend und seinen Konsequenzen befragt. Er ist Geschäftsführer von Agenturadmin und berät und betreut Unternehmen im Hinblick auf ihre gesamte IT-Infrastruktur.

„Unter ‚Bring your own device’ versteht man die Nutzung von privaten Endgeräten für berufliche Zwecke. Dabei muss unterschieden werden, ob dieser Ansatz ausdrücklich von Unternehmen verfolgt wird und Mitarbeiter vom Unternehmen gar keine Firmengeräte mehr erhalten, oder ob Mitarbeiter ungesteuert ihre privaten Geräte für geschäftliche Zwecke nutzen, ohne dass das Unternehmen davon weiß. Datenschutz und Sicherheit der Daten sind dabei die größten Themen“.

Welche Auswirkungen das haben sollte, erläutert Heider wie folgt: „Sobald private Geräte für geschäftliche Belange im Einsatz sind, sollte das Unternehmen technisch organisatorische Maßnahmen ergreifen. Jedes Unternehmen sollte für sich die Frage beantworten, was mit den Daten und Informationen passiert, die Mitarbeiter auf ihren privaten Geräten haben. Wie stellen wir Schutz, Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicher? Daneben existieren noch weitere Themen wie zum Beispiel die Software und Lizenzverwaltung und häufig auch vertragliche Regelungen.“

Welche Konsequenzen das haben kann, erläutert Jann Heider an einem konkreten Beispiel: „In der Praxis kommt es sehr oft vor, dass Mitarbeiter ganz ohne Erlaubnis einfach Daten auf externe Systeme, wie zum Beispiel Dropbox übertragen, um auch von zu Hause aus darauf zugreifen zu können. Mit der passenden App sind diese Daten auch auf dem Smartphone. Wir haben in der Vergangenheit aber auch schon erlebt, dass bestimmte Apps ganz einfach Daten und Informationen von den Handys ziehen. Und dann haben Unternehmen ein Problem. Um dem vorzubeugen, sollten Maßnahmen in einem Mobile Device Management ergriffen werden.“

Warum ist das gerade für die Wohnungswirtschaft so wichtig?

Jann Heider sieht eine besondere Relevanz in der Wohnungswirtschaft gegeben: „In der Branche spielen personenbezogene Daten eine große Rolle, wenn wir etwa an die Informationen der Mieter denken. Die deutschen Datenschutzbestimmungen sind bei personenbezogenen Daten sehr restriktiv, das macht es noch schwerer einen Bring-your-own-Device-Ansatz innerhalb eines Unternehmens zu verfolgen. Es sollte genau geprüft werden, ob private Geräte für geschäftliche Zwecke genutzt werde können und umgekehrt. Die Branche sollte sich mit dem Thema Mobile Device Management intensiv beschäftigen, denn hier gibt es neben vielen Chancen auch einige Risiken, die es zu vermeiden gilt.“

Der Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) hat einen Leitfaden zusammengestellt, der die wichtigsten Aspekte und Fragestellungen von Bring your own Device zusammenfasst.

Neue Artikel aus unserem Magazin