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Daten für die Ewigkeit

Das Archiv der Zukunft – alles digital?

Vor über 5.000 Jahren machten Händler am Euphrat und im historischen Babylon ihre Rechnungsdokumente lange haltbar, indem sie die bewahrenswerten Daten in feuchten Ton ritzten und dann ins Feuer legten. Der Brennvorgang fixierte das Geschriebene in den Tontafeln – die erste historisch verbriefte Archivierung von Dokumenten. Die Werke lyrischer Dichtkunst, die seinerzeit gleichzeitig auf Papyrus festgehalten wurden, gingen dagegen schnell verloren.

Fünfzig Jahrhunderte später hat die Ära des Internet zu einem immensen Datenstrom geführt, der minütlich ungleich größere Mengen flüchtiger Informationen gegenstandslos bewegt: Alle 60 Sekunden werden allein 156 Millionen E-Mails verschickt. Auch der interne Datenverkehr bei Behörden und Unternehmen hat beträchtlich zugenommen. Nicht nur Papierdokumente, sondern auch deren digitale Pendants in Form elektronischer Faxe und E-Mails stellen in Wirtschaft und Verwaltung die Informationsgrundlage dar. Wenn doch die aktuelle Korrespondenz, Rechnungslegung und Belegerstellung weitestgehend digital erfolgen – was liegt da näher, als die bestehenden analogen Archivbestände und die elektronisch vorliegenden Informationen zusammenzufassen? Was können Unternehmen von den alten Sumerern und babylonischen Händlern in Sachen Datenarchivierung in digitalen Zeiten lernen, um Daten nachhaltig zu sichern? Und worauf ist heute auch aus rechtlicher Perspektive zu achten?

Der Sinn digitaler Archive

Das Lochen und Abheften von Papierbelegen kostet laut Statistischem Bundesamt den deutschen Mittelstand jährlich 3,2 Milliarden Euro – ohne, dass hier die Kosten für das Bereithalten und Betreiben von Archivräumen und die Archivpflege bereits mit eingerechnet wären. Die Zusammenführung von analogem Archiv und elektronische Beleg- und Dokumenten-Bearbeitung liegt da nahe – erst recht mit der Perspektive, dass bei der fortschreitenden Digitalisierung schon bei der Belegerstellung künftig ohnehin nur noch elektronische Dokumente erzeugt und „bewegt“ werden. Wenn ein Wohnungsunternehmen zum Beispiel Rechnungen auf dem elektronischen Weg erhält, ist es sinnvoll, sie möglichst auch elektronisch zu archivieren. Die Digitalisierung sollte ein durchgängiger Prozess sein – und eine elektronische Rechnungslegung und -weiterverarbeitung sollte nicht nur dazu dienen, Papierausdrucke leichter anfertigen zu können. Vielmehr geht es darum, die langfristige Aufbewahrung und die zeitnahe Bereitstellung von Informationen in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Der generelle Vorteil digitaler Archive liegt auf der Hand: Papier und Mikrofilme sind nicht ewig haltbar und je öfter Dokumente physisch bewegt werden, umso schneller altern sie. Im Gegensatz zu analogen Kopien gibt es bei digitalen Kopien keinen Qualitätsverlust, Informationen können so oft wie nötig „aus dem Archiv geholt werden“ (das zudem deutlich platzsparender angelegt werden kann, weil keine langen Regalstrecken mehr nötig sind). Und: Einmal digitalisiert, sind Dokumente schneller verfügbar und der „Gang ins Archiv“ oder den sprichwörtlichen Aktenkeller entfällt. Mitarbeiter in Unternehmen, die das digitale Archiv mit täglichen Arbeitsprozessen und beispielsweise ERP-Systemen systematisch verzahnen, sorgen für eine kostensenkende Prozessoptimierung. Sie sind schneller auskunftsfähig und können Kundenanfragen auch zu archivierten Vorgängen umgehend beantworten – eine höhere Arbeitszufriedenheit geht Hand in Hand mit einer für die Kunden spürbar verbesserten Servicequalität.

Dank der Cloud immer leichter: Datenaktualisierung und -migration als kontinuierliche Aufgabe

Die Herausforderung heutzutage ist eine andere als bei den Babyloniern: Analoge Papierdokumente, aber auch digitale Daten „veralten“ immer schneller. Insbesondere der Wechsel von Dateiformaten und die Einführung neuer Datenträger erforderten in der Vergangenheit immer wieder die mitunter aufwendige Migration von Datenbeständen. Denn diese Anforderung gilt für jedes digitale Archiv: Die hier erfassten Daten müssen interoperabel bleiben, d. h. sie müssen auch noch unter anderen, neuen technischen Rahmenbedingungen les- und verarbeitbar bleiben.

Wer in den letzten 25 Jahren zum Beispiel in der Druckindustrie sowie in der Kommunikationsbranche tätig war, kann ein Lied davon singen: Von der 3,5-Zoll-Diskette ging es schnell über Wechselfestplatten unterschiedlicher Hersteller, wie zum Beispiel die ZIP-Diskette mit 100 MB Kapazität, hin zur CD-ROM und DVD. Heute hat man die Wahl zwischen Festplatten mit wesentlich größerem Fassungsvermögen und Cloud-Lösungen, die die Datenablage ins Netz verlagert haben. Gleiches gilt für Text- und Kalkulationsdokumente: Die ursprüngliche Excel-Datei zur Berechnung von Nebenkosten oder Finanzierungen aus dem Jahre 1992 ist heute nicht mehr direkt lesbar, und alte Verträge in Form von Word-Dateien entsprechen nicht mehr dem aktuellen Datenformat. Das Stichwort heißt hier „Abwärtskompatibilität“: Sie sichert den Zugriff auch auf Daten vorheriger Versionen. Wird aber ein Update-Zyklus ausgelassen, werden irgendwann die vorhandenen Alt-Formate von den aktuellen Systemen einfach nicht mehr unterstützt. Ohne Datenmigration und Formataktualisierung landet man über kurz oder lang in einer Sackgasse.

Die Lösung in Sachen Datenträger liegt in der Bereitstellung digital archivierter Dokumente per Cloud-Lösung. Aufgrund höherer Bandbreiten und der flächendeckenden Verfügbarkeit des Internets ist der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf digitale Datenbestände mittlerweile mit deutlich weniger spürbaren Verzögerungen möglich, bei guter Anbindung sogar nahezu verzögerungsfrei. Ganz gleich, ob als Software-as-a-Service- oder als inhouse Lösung bereitgestellt – das Arbeiten und die Dokumentenablage „in der Wolke“ beseitigt das Problem der fortlaufenden Datenträgeranpassung. Zertifizierte exklusive Cloud-Lösungen sorgen auch für einen Schutz vor Datenverlust, bieten automatische Back-ups und regeln den Datenzugriff und -schutz nach den gesetzlichen Vorgaben – mit einem Serverstandort in Europa oder Deutschland. Was die Dokumentenformate angeht, haben sich Container-Formate wie PDF zu einem Quasi-Standard entwickelt und vereinen Text und Grafik speicherplatzsparend und ermöglichen die Nutzung plattformübergreifend.

Massenspeicher statt Regale: Dimensionen digitaler Archive

Die Archivierung von Dokumenten dient nicht allein der (Auf-)Bewahrung wirtschaftlich relevanter Daten. Auch in Kultur und Verwaltung sind die systematische, elektronische Erfassung und die schnelle Bereitstellung von Informationen mittlerweile von digitalen Transformationsprozessen geprägt. Bibliotheken und Museen verfolgen das Ziel, Depots und eigentlich unzugängliche sowie vom Verfall bedrohte Dokumente zu archivieren. Und in der öffentlichen Verwaltung bringt es die schiere Datenmenge mit sich, dass digitale Archivierungsprozesse eingeführt werden müssen. Hier gilt es vor allem, große Datenmengen zu bewältigen.

AareonMAG: dgitales Archiv Aktenregal
Quelle: thinkstock

1990 begann zum Beispiel die Library of Congress, die US-amerikanische Nationalbibliothek, mit der Digitalisierung ihres Dokumentenbestands. Geplant war die Erfassung von 160 Millionen Objekten der Sammlung, gespeichert auf Laserdisc und CD-ROM. Schnell zeigte sich, dass diese Methode zu kostenträchtig sein würde. Zeitgleich sorgte das Aufkommen des Internet für die Entscheidung, ab 1994 im „National Digital Library Program“ die Digitalisate über das World Wide Web zugänglich zu machen. Mittlerweile sind 15 Millionen Objekte digital verfügbar, die Datenmenge macht 7 Petabyte aus – das sind 7.000 Festplatten mit einer heute normalen Kapazität von 1 Terabyte. Die von der Library of Congress im Zuge des Digitalisierungsprozesses erfasste Datenmenge entspricht der von rund 900 Millionen mit einer Spiegelreflex-Kamera gemachten digitalen Fotos. Und bislang sind nur zehn Prozent der geplanten Dokumentenmenge digitalisiert.

Auch die Verwaltung bewältigt den digitalen Wandel bei der Archivierung von Dokumenten und Informationen. Dabei ist die Datenverarbeitung etwa bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) Westfalen streng genommen sogar von einem dauerhaften Transformationsprozess geprägt. Schließlich blickt die Institution heute auf eine über 127-jährige Geschichte – auch der Archivierung – zurück. Erfassung und Bearbeitung von Daten sind vom ersten Tag der Rentenversicherung an eine zentrale Säule des Kerngeschäfts. Somit waren auch der Einstieg in die elektronische Datenverarbeitung und ihr weiterer Ausbau ausgerichtet an den technischen Möglichkeiten der jeweiligen Zeit und – mit höchster Priorität – an der Sicherheit der Daten. Datensicherheit im doppelten Sinne: zum einen Sicherheit vor Verlust von Daten, zum anderen Sicherheit vor unbefugtem Zugriff. Denn Sozialdaten unterliegen verständlicherweise einem besonders hohen Datenschutz. Im Verbund der bundesweit insgesamt 16 Rentenversicherungsträger ist die DRV Westfalen in diesem Landesteil zuständig für nicht weniger als 4 Millionen Versicherte und derer Daten zu Rente, künftigen Rentenansprüchen sowie Reha-Leistungen. Der Datenbestand der DRV Westfalen ist jedoch weit umfangreicher als die aktuelle Versichertenzahl: Über 11 Millionen Versicherungskonten hat die DRV Westfalen gespeichert. Die digitale Erfassung hat derzeit einen Bestand von über 18,8 Millionen digitalisierten Dokumenten und wächst ständig. Denn sowohl neue Schriftstücke als auch alter Datenbestand auf Papier werden auf dem angestrebten Weg zur kompletten elektronischen Aktenführung sukzessive digitalisiert.

Die Archivierungspraxis: vom Papierbeleg zum revisions- und rechtssicheren digitalen Archiv

Die auch bei der Rentenversicherung perspektivisch zum Einsatz kommende Lösung für den Übergang vom analogen hin zum digitalen Archiv heißt „ersetzendes Scannen“: Papierbelege werden eingescannt, die digitale Kopie wird archiviert und das Original vernichtet. Diesen Weg haben viele Betriebe bislang aus Sorge vor Konsequenzen bei Betriebsprüfungen nicht gewagt – was, wenn ein Steuerprüfer die analogen Originale sehen möchte? Neuere gesetzliche Regelungen haben hier Klarheit geschaffen: Die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ berücksichtigen auch die aktuellen technischen Möglichkeiten. Und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (kurz GDPdU) regeln, wie zum Beispiel bei Betriebsprüfungen Finanzbeamte auf Computersysteme von Unternehmen zugreifen können. Kombinieren Unternehmen diese Informationen mit den Empfehlungen der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes, wie der „Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten“, dann wird das ersetzende Scannen zu einer rundum sicheren und akzeptierten Lösung.

AareonMAG: digitales Archiv Lupe
Quelle: thinkstock

Die Anforderung „revisionssicher“ ist aber nicht nur eine formale Vorgabe, sondern auch für die Unternehmenspraxis relevant. Der komplette Bearbeitungsweg muss nachvollziehbar sein, sodass im Falle von Betriebsprüfungen auch Dritten der Zugang zum Archiv möglich ist und der Archivierungsprozess in all seinen Schritten nachvollzogen werden kann. In der Praxis heißt das: Informationen müssen unveränderbar und fälschungssicher erfasst und elektronisch archiviert werden. Der Prozess, der vom Papier-Original über den Scan hin zur elektronischen Ablage führt, muss in der bereits erwähnten Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Welche technische Ausstattung wird zur digitalen Erfassung durch Scannen eingesetzt? Was wurde wann von wem erfasst und archiviert? Es empfiehlt sich, die Digitalisierungsvorgänge zu protokollieren, und auch die entstehenden Protokolle sollten archiviert werden. So ist auch im Nachhinein der gesamte Archivierungsvorgang transparent.

Digitale Archive bieten somit deutlich mehr Flexibilität, als die babylonischen Händler mit ihren Tontafel-Archiven erzielen konnten. Aber sie können doch als antikes Vorbild dienen – denn schließlich hat ihre seinerzeit innovative und vorausschauende Idee dafür gesorgt, dass wir auch heute noch, über 5.000 Jahre später, sogar einzelne Handelstransaktionen nachvollziehen können. Und selbst, wenn die heutigen Steuerbeamten der Rechtsnachfolger des untergegangenen Babylonien nicht mehr zuständig sind: Die Tontafeln würden sie ganz sicher als revisionssichere Archivierungsform akzeptieren, die auch den heute geltenden Anforderungen für digitale Archive entsprechen. Heutige und künftige digitale Archivierungskonzepte können sich also fast im Wortsinne eine Scheibe davon abschneiden ...

Die 10 Grundsätze der Archivierung

  1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
  2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  4. Alle Aktionen, die Dokumente bearbeiten oder verändern, müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
  5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
  6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  7. Jedes Dokument darf nur von den dazu berechtigten Personen eingesehen werden können.
  8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
  10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

(Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme)


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