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Reportage

Digitale Vernetzung spart Zeit und Geld

Welche Prozesse lassen sich bei Wohnungsunternehmen digital unterstützen und welche Vorteile bringt das?
Digitale Vernetzung unterstützt Prozesse im Wohnungsunternehmen.
Digitale Vernetzung unterstützt Prozesse im Wohnungsunternehmen.

Die digitale Vernetzung ist spätestens seit dem Hype um soziale Netzwerke überall in der Gesellschaft angekommen. Facebook und Co. machen vor, wie Menschen sich digital verbinden können und Kommunikation über Grenzen hinweg ermöglichen. Vernetzung spielt auch im geschäftlichen Kontext eine große Rolle, denn durch sie lassen sich Aufwände reduzieren und Ressourcen sparen.

Kleiner Schaden – großer Aufwand

Wohnungsunternehmen müssen mit sehr vielen Geschäftspartnern interagieren und diese Prozesse natürlich auch in ihren Systemen und der Software abbilden. Gerade am Beispiel der Instandhaltung wird das deutlich: Stellt ein Mieter einen Schaden fest, meldet er ihn an das Wohnungsunternehmen, wo die Meldung dokumentiert wird.

Ab diesem Punkt kommt meist ein weiterer Partner ins Spiel: Der Handwerker. Er muss ausgewählt und beauftragt werden und benötigt Dokumente, wie z. B. die Auftragsdetails und Pläne der Liegenschaft oder Wohnung. Darüber hinaus hat er eine eigene Einsatzplanung, muss mit dem Mieter in Kontakt treten und die Erledigung des Schadens wieder an das Wohnungsunternehmen zurückmelden, um den Auftrag abzuschließen.

Danach startet ein neuer Prozess: der Handwerker erfasst seine Leistung und erstellt eine Rechnung. Sie wird beim Wohnungsunternehmen geprüft, ins System übertragen und freigegeben.

Mit diesem Prozessthema hat sich Björn Immenroth, Produktmanager Integrierte Services bei der Aareon AG, beschäftigt. „Bei Aareon haben wir diese typischen Prozesse in der Wohnungswirtschaft analysiert und uns gefragt, wie sie sich vereinfachen lassen. Wir wollten das Potential analysieren, um sie effizienter zu gestalten“, erklärt Immenroth.

Die Antwort lautet Prozessintegration und trägt bei Aareon den Namen „Mareon“.

Mareon ist eine digitale Plattform, die genau diese Prozesse abbilden kann und dabei eine Integration in das ERP-System der Wohnungsunternehmen bietet. Die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten steht dabei im Vordergrund.

Digitale Instandhaltung

Ein Prozess wie im eingangs beschriebenen Beispiel wird also in einer einzigen Plattform abgewickelt und dokumentiert. Der Schaden kann in einem digitalen Formular über einen Tablet-PC direkt vor Ort aufgenommen werden. Über die Handwerkeranbindung an das ERP-System wird ein geeigneter Vertragspartner ausgewählt, der den Auftrag sowie alle benötigten Informationen erhält. Auch die Handwerker können diese Informationen mobil abrufen.

Die erfolgreiche Auftragsausführung lässt sich der Handwerker vom Mieter auf dem Smartphone/Tablet mit einer Unterschrift bestätigen. Zur Rechnungsstellung kann der Vertragspartner einzelne Positionen aus einem digitalen Leistungskatalog auswählen und mit wenigen Klicks die Rechnung erstellen und versenden. Mit einem Klick befindet sich die Rechnung sowie der digitale Stundenzettel schließlich auf dem Weg in das ERP-System des Wohnungsunternehmens.

Erfolgsfaktor Vernetzung

Die Softwarelösung von Aareon ist bereits seit 2001 erfolgreich auf dem Markt. Technische Innovationen der vergangenen Jahre ermöglichen neue Formen der Organisation und Zusammenarbeit.

Seit 2012 arbeiten Immenroth und sein Team bei Aareon daran, die aktuellen Wohnungswirtschaftlichen Anforderungen durch effiziente, flexible Werkzeuge in Mareon zu unterstützen. Der Beweggrund liegt auf der Hand: Komplexe Abläufe zwischen mehreren, aus unterschiedlichen Gewerken und Bereichen stammenden Geschäftspartnern fordern Zeit und Geld und sind fehleranfällig. Dieser Aufwand lässt sich durch die digitale Automatisierung radikal minimieren.

Einsparpotenziale gibt es überall, sie fangen schon beim Briefverkehr an.

Wenn Unternehmen auf eine digitale Rechnungsstellung umsteigen, zeigt sich beispielsweise schnell und deutlich, wie die Kosten für Papier, Umschläge und Porto sinken und sich die Softwarte damit amortisiert.

„Mich fasziniert ganz besonders, dass wir belegen können, wie viele messbare Vorteile sich durch die Digitalisierung ergeben “, schwärmt Björn Immenroth, als er uns von den Erfahrungen seiner Kunden berichtet. „Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind und auch in Zukunft noch viel Potenzial aus der digitalen und mobilen Unterstützung von Prozessen für unsere Kunden ziehen können“.

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