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Feature

Schöne neue Arbeitswelt: Bleibt alles anders?

Die Zukunft der Arbeit in die Hand nehmen und agil gestalten

Roboter in der Fertigung, künstliche Intelligenz und noch mehr Automatisierung von Arbeitsprozessen – ist das die Zukunft der Arbeit? Eine Zukunft, in der der Mensch eine immer kleinere Rolle spielt? Studien sprechen eine andere Sprache und geben Entwarnung: Die Arbeitswelt wird sich tatsächlich erheblich verändern. Die menschliche Arbeitskraft bleibt wichtig, aber die Aufgabenfelder werden sich wandeln. 

Eine Untersuchung des Zentrums für Europäische Wirtschaftsförderung, durchgeführt im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit, kommt zu dem Schluss: Lediglich ein Achtel der Arbeitsplätze in Deutschland hat ein Tätigkeitsprofil mit einer hohen Automatisierungswahrscheinlichkeit. Viele Berufe weisen unterschiedliche Tätigkeiten auf, die zumeist nur teilweise durch den Einsatz digitaler Technologie übernommen werden können. Dagegen macht das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesagentur für Arbeit deutlich, dass immerhin 45 Prozent der Beschäftigten in Deutschland ein mittleres Risiko haben, vom technologischen Wandel betroffen zu sein. Denn sie arbeiten in Berufen, in denen ein erheblicher Teil der Anforderungen von Computern erledigt werden könnte. Relevant ist das Thema also schon, nur sollte man sich eher sachlich der heutigen Realität und den absehbaren Veränderungen annähern.

Der Berufsalltag erlebt schon heute eine weitgehende Digitalisierung: Eine umfängliche Erreichbarkeit per E-Mail, SMS und Messenger-Diensten wie WhatsApp, die Möglichkeit jederzeit und an jedem Ort mit Smartphones relevante Informationen zu beschaffen und eine breite Palette an digitalen Endgeräten ist für viele Menschen Normalität geworden. All das sorgt für mehr Flexibilität und Mobilität. Aufgaben können dann erledigt werden, wenn es in den Arbeitsablauf passt – unabhängig davon, ob man gerade an seinem Schreibtisch sitzt oder nicht. Unternehmen wie Mitarbeitern erwächst in der Folge die gemeinsame Aufgabe, im Sinne einer „Work-Life-Balance“ die Verträglichkeit von Berufs- und Privatleben im Einklang zu halten. Ein „Rund-um-die-Uhr“-Arbeiten verringert nämlich die Produktivität – die Freiheit, digitale Dienste selbstständig auch ohne Büroumgebung in einem „gesunden“ Maße nutzen zu können, steigert dagegen die Mitarbeiterzufriedenheit. Werden die neuen digitalen Arbeits- und Kommunikationsweisen in bisherige Prozesse gut integriert, dann sind auch spürbare Effizienzsteigerungen zu verzeichnen.

Darüber hinaus vereinfachen digitale Hilfsmittel die Teamarbeit auch über Standortgrenzen hinweg. In einer globalisierten Welt, in der auch mittelständische Unternehmen zunehmend auf internationalen Märkten tätig sind, wird dieser Aspekt der Arbeitsorganisation immer wichtiger. Tools wie Skype for Business (vormals Lync) oder die in jüngster Vergangenheit erfolgreiche Plattform Slack erlauben den Austausch mit Kollegen „live“ und natürlich per mobilem Endgerät. Ganze Meetings können zum Beispiel inklusive gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten über die Plattform WebEX durchgeführt und aufgezeichnet werden. Noch einen Schritt weiter gehen Social Intranets, indem sie den offenen Dialog der sozialen Netzwerke mit dem für sie typischen Kommentieren und Bewerten von Beiträgen auf die interne Unternehmenskommunikation übertragen.

Geschieht hier lediglich die Elektronisierung des Meeting-Wahnsinns oder werden damit wirklich neue Prozesse eingeführt, die mehr Zeit für die eigentliche Leistungserbringung, für Ideen und Denkarbeit fern einer halbautomatischen Routine freisetzen? Haben wir es mit einer nicht mehr zu bewältigenden Flut elektronischer Helferlein zu tun oder mit einem vielfältigen digitalen Baukasten, mit dem sich jeder seine optimale Arbeitsumgebung gestalten kann? Schließlich steht auch noch die Frage im Raum, ob die eigene Belegschaft und die Unternehmensführung denn überhaupt die nötige digitale Fitness aufweisen, um die Veränderung meistern zu können.

Sind Ihre Mitarbeiter bereit für die Zukunft der Arbeit? Mit Sicherheit!

Kaum eine Altersgruppe hat so viele technologische Veränderungen im Privatleben und Berufsalltag mitgemacht wie die Doppelgeneration der sogenannten Baby-Boomer und der Generation X. Dies sind Menschen, die entweder zwischen 1950 und 1965 oder 1965 bis 1980 geboren wurden. Sie haben in kurzer Zeit gelernt, zunächst den Computer und später das Internet als neues, tägliches Arbeitsinstrument zu beherrschen. Sie besitzen heute mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit ein Smartphone und nutzen mobile Online-Services und Apps im Alltag. Vom Lochstreifen im Uni-Rechenzentrum über den Homecomputer der Achtzigerjahre bis hin zu Online-Banking und Social Media – die „Digital Pre-Natives“ haben die Aufgabe, mit neuen Anwendungen und Prozessen zurechtkommen zu müssen, durchaus bewältigt. Dagegen hat die Nachfolgegeneration, die sogenannten Millennials (auch als „Generation Y“ bezeichnet), das Internet und die heute bekannten digitalen Arbeitsmittel vom PC über das Notebook bis hin zum Smartphone bereits als junge Erwachsene vorgefunden. Die hohe Nutzungsfrequenz der „jungen Leute“ wird oft als Nutzungskompetenz missverstanden – tatsächlich muss man aber feststellen, dass die Fragen „Warum nutze ich einen Dienst?“ und „Wie nutze ich die Anwendung sinnvoll?“ eher von „erfahrenen Semestern“ gestellt werden.

Wer ist also besser geeignet, mit den Entwicklungen in der Arbeitswelt zurechtzukommen? Eindeutig lässt sich diese Frage nicht beantworten, da die digitalen Kompetenzen über alle Altersgruppen unterschiedlich verteilt sind. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter in die Gestaltung der nötigen Veränderungen einzubeziehen und somit eine neue gesamtheitliche Struktur der Zusammenarbeit zu etablieren. Der digitale Wandel ist nur oberflächlich ein technologisches Thema, tatsächlich sind hier Personalpolitik und Führungsqualitäten gefragt. Erfahrene Mitarbeiter weisen hybride Kompetenzen auf, sie sind in den bestehenden Branchenthemen und analogen Prozessen sozialisiert – der Nachwuchs nimmt dagegen technische Neuerungen schneller an und erkennt die Vorteile etwas früher. Immer kürzer werdende Veränderungszyklen in Gesellschaft und Wirtschaft können nicht in wenigen Change- und Innovations-Workshops bewältigt werden. Der Wandel ist nunmehr eine kontinuierliche Aufgabe für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter – und somit für die gesamte Unternehmenskultur.

Erfolgsfaktoren

  1. Analysieren Sie Ihre Chancen und rücken Sie diese in den Fokus.
  2. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter dafür, denn nur mit ihnen lässt sich der Wandel gestalten.
  3. Gehen Sie den Prozess gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter, denn eine neue Kultur lernt man nicht alleine.

Studien zur neuen Arbeitswelt

„Kompass Neue Arbeitswelt“

XING-Arbeitnehmerstudie

Was bewegt Beschäftigte in Zeiten des Wandels? https://spielraum.xing.com/2015/04/ein-sicherer-job-weniger-arbeiten-mehr-beteiligung-was-bewegt-die-beschaeftigen-in-deutschland-kompass-neue-arbeitswelt-in-berlin-vorgestellt/
Ich war noch niemals in New Work

Detecon-Studie zur Zukunft der Arbeitswelt

Was müssen und können Unternehmen tun, um neue Arbeitswelten Wirklichkeit werden zu lassen? https://www.detecon.com/sites/default/files/hr-impulsgeber_-_detecon_-_newworkstudie_-_ergebnisse.pdf

Schicht im Schacht oder kontinuierliche Anpassung?

Michael Abt, der als Bergmann noch unter Tage auf der heute zum Weltkulturerbe zählenden Zeche Zollverein in Essen gearbeitet hat, ist so ein Beispiel für den Wandel. Er verantwortet heute die konzerneigene Bildungsplattform FutureZone der EVONIK Industries AG am Standort Marl. Er sorgt unter anderem für die Produktion mehrsprachiger Online-Trainings. Die Bewerberplattform SuccessFactors, auf der Online-Stellenausschreibungen veröffentlicht werden, wird von ihm ebenfalls technisch betreut. 

Ein weiter Weg vom Kohle-Flöz bis zum Bildschirmarbeitsplatz? „Sicher habe ich in 40 Jahren Unternehmenszugehörigkeit viel Veränderung mitgemacht. Aber das ging ja auch step-by-step“, erläutert Abt seinen Werdegang. „Nachdem ich nicht mehr unter Tage arbeiten musste, war ich in der betrieblichen Weiterbildung tätig. Das war noch eher dicht an dem, was ich gelernt hatte. Erst viel später kam die Herausforderung auf mich zu, beim Aufbau der Online-Lernplattform FutureZone mitzuwirken.“ 

Heute gehören das Aufsetzen eines Servers, das Einspielen von Online-Lernmodulen in die Plattform und die Konzeption von IT-Lösungen zu Abts Tagesgeschäft. Sein kräftiger Händedruck verrät allerdings noch heute seine Herkunft – dieser Mann weiß Hand und Kopf gleichermaßen einzusetzen. Die Kultur beim heutigen Spezialchemieunternehmen EVONIK, das aus den Beteiligungen der RAG hervorhing, passt zum Wandel: Auf dem Flur lässt sich bei der täglichen Begrüßung und bei Mitarbeitergesprächen mitunter nur schwer ausmachen, wer Chef und wer Mitarbeiter ist. 

Michael Abt dazu: „Es ist vermutlich so, dass bei vielen der ‚Kumpel’ von früher noch heute als Idee mitschwingt. Was unter Tage gut funktioniert hat, muss ja in einem modernen Unternehmen nicht schlecht sein. Letztlich kommt es darauf an, wie unser Unternehmen die langjährigen Mitarbeiter im Wandel mitgenommen hat. Dann können auch Menschen wie ich mit neuen Arbeitswelten zurechtkommen.“

Neue Arbeitswelten brauchen (Frei-)Räume

Unternehmen sollten also bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen den Menschen und das menschliche Miteinander in den Mittelpunkt rücken. Veränderungsbeauftragte können in Workshops die Erfahrungen und den Werdegang der Mitarbeiter entdecken und nutzen, indem die Erkenntnisse systematisch ausgewertet werden. Es geht darum, Ideengeber zu finden – unabhängig davon, zu welcher Abteilung sie gehören. Es gilt, Innovationsträger nicht nur in der Entwicklungsabteilung aufzuspüren. Außerdem es ist wichtig, den Mitarbeitern den Nutzen der Veränderung spürbar und greifbar zu machen. Wenn dann eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung des Wandels im jeweiligen Zuständigkeitsbereich eingeräumt wird, fühlen sich die Menschen im Unternehmen ernst- und mitgenommen – und werden selbst zum Motor der Veränderung.

„Ganz klar liegt der Schlüssel für zukunftsfähige Konzepte beim Menschen – er ist der Schlüssel zum Erfolg“, so Arno Spener, Consultant beim Beratungs- und Planungsunternehmen IF5. Er ist zuständig für die Themen Arbeitsumfeld- und Veränderungsberatung – und hat etwa beim Energiekonzern RWE in Essen eine ganze Büroetage unter dem Eindruck der Digitalisierung umgestaltet. Dass die Gestaltung neuer Arbeitswelten kein einmaliges Vorhaben, sondern ein kontinuierlicher Prozess sein sollte, liegt für ihn klar auf der Hand: „Anpassungsbedarf gab es immer schon und wird es immer geben, erhöht haben sich zuletzt nur Dynamik und Komplexität. Und das verlangt von vielen jetzt einfach einen besonders großen Entwicklungsschub.“

Spener beschäftigt sich mit der zielführenden Kombination von spezifischen Anforderungen an den Arbeitsplatz, digital getriebenen Prozessanpassungen und der nötigen Führungskultur, die einen Wandel begrüßt. Das allein seligmachende Konzept gibt es nicht: „Es gibt keine One-Size-fits-all-Lösung! Aber die zunehmende Mobilität und Notwendigkeit einer intensiveren Zusammenarbeit der Mitarbeiter in immer öfter wechselnden Konstellationen bewirkt einen Trend: Die Bedeutung des persönlich zugewiesenen Arbeitsplatzes nimmt ab, ein vielfältiges Angebot an unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Arbeitsweisen gewinnt an Bedeutung.“ Oder praktisch gesprochen: Das Einzelbüro auf Lebenszeit gehört der Vergangenheit an.

Unabhängig davon, welches Raumkonzept konkret umgesetzt wird: Vernachlässigt es die Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeiter, wird sich kein Erfolg einstellen. Den unterschiedlichen Charakteren und Anforderungen muss Rechnung getragen werden, und das verlangt Freiräume im doppelten Sinn: „Konzentriertes oder kreatives Arbeiten ist bei Dauerbeschallung durch die Kollegen in einem Großraumbüro fast unmöglich. Wichtig sind Rückzugsmöglichkeiten und Ruhezonen, die nicht nur dem positiven Arbeitserlebnis dienlich sind, sondern auch die gesamte Produktivität und die Ergebnisqualität steigern helfen.“ Diese Flexibilität am Arbeitsplatz wird idealerweise durch digitale Arbeitsmittel und mobile Lösungen ergänzt. Sogenannte Social Intranets, Videokonferenz- und Online-Meeting-Tools „erweitern“ die flexible Arbeitsumgebung und machen die Zusammenarbeit auch unabhängig vom eigentlichen Arbeitsplatz möglich.

Bei Hellmann Worldwide Logistics in Osnabrück hat man diese Gedanken konsequent umgesetzt. Das Unternehmen ließ einen ehemaligen Getreidespeicher zur Unternehmenszentrale umbauen und realisierte das Prinzip des „Freeseating“: „Wir haben zwei Dinge erkannt und bei der Gestaltung der Arbeitsplätze berücksichtigt“, erläutert Nicola Wittland, Personalmanagerin bei Hellmann. „Es sind nicht immer alle Mitarbeiter im Unternehmen und die Leistungsfähigkeit erhöht sich, wenn es Rückzugs- und Freiräume gibt.“ Jeder Mitarbeiter sucht sich seinen Arbeitsplatz aus, der nicht immer derselbe sein muss. Für 220 Mitarbeiter stehen 160 Plätze zur Verfügung – das Konzept trägt der Abwesenheit von Außendienstlern Rechnung und bietet eine hohe Flexibilität. Wittland erklärt: „Dass wir nicht für alle Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz vorhalten, kann man natürlich auch betriebswirtschaftlich betrachten. So konnten wir hochwertiges Mobiliar auf allen Ebenen anschaffen.“ Das Arbeiten mit dem Laptop am selbstausgesuchten Schreibtisch oder auf einer der Rückzugsflächen ist zur Normalität geworden – dank der weitreichenden Digitalisierung von alltäglichen Arbeitsprozessen waren hierfür keine großen Hürden zu überwinden.

Kleine Unternehmen – großes Veränderungspotenzial

Sind Digitalisierung und Anpassung von Arbeitswelten auch für kleine und mittlere Unternehmen eine machbare Führungsaufgabe – oder sind hier „die Großen“ klar im Vorteil? Jan Westerbarkey, selbst Inhaber eines traditionellen Familienunternehmens in der Metallverarbeitung, sieht die Chancen eher im Mittelstand: „Da KMU (kleine und mittlere Unternehmen) meist auch Familienunternehmen sind, ist ihr Denken und Handeln ohnehin in Generationen verankert.“ Der ostwestfälische Unternehmer, der an vielen Innovationskonferenzen teilnimmt und selbst digital sehr aktiv und präsent ist, führt aus: „Den Wechsel in Anspruchs- und Erwartungshaltung von Generation Y zu Generation Z verspüren die kleinen Betriebe hautnah im Werben um Fachkräfte. Hier sind sie entscheidungsfreudiger und flexibler als Konzernstrukturen, beispielsweise wenn es um die Einführung von Cloud-Lösungen, das Prinzip ‚Bring your own Device’ oder ein betriebsweites WLAN geht.“ Er macht deutlich: „Das eigentliche Betriebssystem sind die Unternehmensgrundsätze und Führungswerte.“

Westerbarkey stützt die Sichtweise von IF5-Consultant Arno Spener, wenn es um die Gestaltung der Arbeitswelten geht: „Es sind aus meiner Sicht Coworking-Bereiche und damit neue Freiräume und Methoden sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung umzusetzen. Unternehmer sollten zudem den Mitarbeitern flexible Voll-, Teil- und Lebensabschnitts-Arbeitsmodelle anbieten. Denn ich bin der Meinung: Mitarbeiter werden für ihre Ideen, nicht allein für Anwesenheit bezahlt.“

Lernen ein (Berufs-)Leben lang

Gerade in der digitalisierten Arbeitswelt gewinnt eine Personalpolitik, die den Mitarbeiter als Mensch in den Fokus stellt, an Bedeutung. Wissenserwerb und Kompetenzausbau sind heutzutage wichtige Themen der Personalarbeit, die Mitarbeiter nicht nur in der Anfangsphase ihres Berufslebens betreffen. Während früher die Grundlagen des Berufsfelds einmal grundlegend erworben wurden, hat sich heute längst der Ansatz des lebenslangen Lernens durchgesetzt. Unternehmen sollten im Zeitalter der Bildungs- und Informationsgesellschaft kontinuierlich die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter fördern, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter in jeder Lebensphase durch neue Lernanreize motiviert werden – ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Der Wissensaustausch über dezentrale digitale Werkzeuge nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein. Hier vereint sich Personalpolitik als kulturelle Basis eines vertrauensvollen Miteinanders mit dem Einsatz produktivitätssteigernder Technologie. Kollaborationsplattformen und der Einsatz etablierter Instrumente wie Skype und SharePoint erleichtern die Teamarbeit und die verteilte Bereitstellung digitaler Dokumente sorgt für eine weitere technologische Unterfütterung. Landesweite oder internationale Teams können somit dezentral sehr flexibel und effizient neue Lösungen entwickeln. Dabei kommen immer häufiger neue, sogenannte agile Ansätze für Ideenfindung und Produktentwicklung nach dem Prinzip „Design first – develop later“ zum Einsatz, wie beispielsweise Design Thinking. Digitalisierung und Kreativitätssteigerung gehen hier Hand in Hand.

Die Perspektive: Agile Entwicklungsmethoden und der Schulterschluss mit dem Kunden

Darauf wird es in einer Arbeitswelt der Zukunft immer mehr ankommen: auf die Zusammenarbeit der passenden Köpfe und den Einsatz adäquater digitaler Instrumente für ein produktives Miteinander sowie Transparenz innerhalb des Unternehmens und gegenüber den Kunden. Die Digitalisierung macht nicht an den Grenzen des eigenen Unternehmens halt. Auch die Kooperation mit Partnern und Kunden folgt dem digitalen Pfad und schafft neue Methoden für eine effektive Zusammenarbeit. Dazu gehört auch eine Kultur des Ausprobierens:  Aus zulässigen Fehlversuchen wird gemeinsam gelernt und im Schulterschluss an der Optimierung von Ideenansätzen gearbeitet. Auf diese Weise können Produkte in einem kontinuierlichen Dialog schneller entwickelt werden. 

Dabei können Unternehmen von Start-ups lernen: Denn hier führen sogenannte agile Arbeitsstrukturen und Produktionsmethoden gemischte Teams zusammen, in denen sich jeder eigenverantwortlich um die Themen kümmert, die er beherrscht und die ihm laut Projektvorgabe zukommen. Ausgesuchte Kollegen setzen sich mit dem Fortschritt des Gesamtvorhabens fachlich auseinander und versuchen, dem Team den Rücken freizuhalten, indem sie die Prozessregeln überwachen und unerwartete Schwierigkeiten frühzeitig beseitigen. Ganz wichtig: Es geht bei solchen Arbeitsweisen nicht um Kontrolle, sondern vielmehr um verständliche Regeln des Miteinanders. In regelmäßigen Austauschrunden – natürlich gerne auch virtuell und digital – werden die Projektfortschritte besprochen. Im Ergebnis können sich alle Beteiligten also weitgehend störungsfrei auf ihren Beitrag konzentrieren und bleiben dennoch im Dialog. 

Den Wandel gestalten: Technologie? Lebensphasenorientierte Personalpolitik!

Alle Maßnahmen auf dem Weg zu neuen Arbeitswelten und neuen Arbeitsweisen sollten kontinuierlich auf ihre Tauglichkeit überprüft werden. Das kann auch extern geschehen: So hat beispielsweise Aareon bereits im Jahr 2014 ein Konzept für eine nachhaltige, lebensphasenorientierte Personalpolitik entwickelt und seither sukzessive umgesetzt.

Menschen im Fokus bei Aareon
Nachhaltige lebensphasenorientierte Personalpolitik ist fester Bestandteil der wegweisenden Unternehmenskultur von Aareon.

Lohn für dieses ganzheitliche Konzept: die Auszeichnung mit dem Zertifikat des INQA-(Initiative Neue Qualität der Arbeit)Audits durch die Bertelsmann Stiftung. Unter dem Dach der INQA-Initiative engagieren sich Bund und Länder, Arbeitgeberverbände und Kammern, Gewerkschaften, die Bundesagentur für Arbeit, Sozialversicherungsträger sowie Stiftungen und Unternehmen für eine moderne Arbeitskultur und Personalpolitik. Zertifikatsträger bekommen bestätigt, dass sie sich intensiv mit den Themen Personalführung, Chancengleichheit, Diversity, Gesundheit und Wissensausbau befassen. 

Schließlich geht es bei neuen Arbeitswelten aber nicht allein um einen Wohlfühlfaktor, sondern auch um die Produktivitätssteigerung in Unternehmen. Darin sind sich alle Experten einig: Der Erfolg ergibt sich aus der richtigen Kombination von Digitalisierung, Arbeitsplatzgestaltung und Kulturwandel in einem integrierten Konzept. 

Den Wandel gestalten? Mit Mut die Dinge angehen

Die Digitalisierung greift massiv in die Geschäftswelt der Wohnungsunternehmen ein. Aareon stellt sich dem Wandel und unterstützt mit der Aareon Smart World Wohnungsunternehmen dabei, ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner an die Trends und Chancen der Digitalisierung erfolgreich heranzuführen. Mit den richtigen Instrumenten zur Effizienzsteigerung und Optimierung von Prozessen und vor allem dem Mut, die nötigen Schritte des Wandels pragmatisch anzugehen, ist die Digitalisierung auch für kleine und mittlere Unternehmen zu bewältigen. Gerade hier liegt die Chance, die eigene Belegschaft auf den richtigen Kurs zu bringen und mit den nötigen Kompetenzen auszustatten – ohne in großen Hierarchien und langwierigen Abstimmungsschleifen das Momentum der Veränderung zu verlieren. 

Kurz gesagt:

Steht der Mensch bei Veränderungen in der Arbeitswelt im Fokus, ist das vermeintlich ausschließlich durch Technologie geprägte Thema Digitalisierung nicht mehr (nur) Pflicht, sondern kann mit motivierten Mitarbeitern, die Wertschätzung erfahren und sich kreativ entfalten können, zu einer angenehmen Kür werden.

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